Im Büro-Alltag bekommen wir täglich unzählige E-Mails. Ob Newsletter oder Informationen, Kundenanfragen und Nachrichten von Kollegen. Im Durchschnitt erhalten wir über 40 E-Mails pro Tag. Das heißt, E-Mails bestimmen einen großen Teil unseres Arbeits-Alltags und sind noch immer ein viel genutztes Mittel der Kommunikation. Oft enthalten eingehende E-Mails wichtige Informationen, die nicht nur dem direkten Empfänger zugänglich gemacht werden sollten. Die Unsitte, den Verteiler möglichst groß zu gestalten, stellt oft die einzige Variante von „Teilen“ dar. Dabei sind doch oft Informationen und vor allem Dateianhänge dabei, die möglichweise auch Team-Mitgliedern im Hintergrund zur Verfügung gestellt werden sollten.
Ein weiterer Aspekt ist die Mail-Archivierung. Einmal ins Archiv verschoben, sind die Informationen weg – und müssen bei Bedarf mühsam wieder hervorgekramt werden – wenn man denn noch weiß, in welcher E-Mail denn nun das wichtige PDF enthalten war, das man gerade braucht.
Interne Prozesse könnten Abhilfe schaffen, z.B. könnte man alle Projektbeteiligten dazu ermutigen, Dateianhänge stets in einem projektbezogenen Ordner in SharePoint abzulegen. Dazu werden die Anhänge einfach aus der Mail extrahiert, lokal abgelegt und dann in SharePoint wieder hochgeladen. Klingt doch simpel, oder? Nein, das ist eine Zumutung und schnell wird dieser Prozess einfach ignoriert und das Chaos kehrt zurück.
Den Posteingang zu bearbeiten war noch nie einfacher – dank künstlicher Intelligenz.
Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass das nun drastisch vereinfacht werden könnte? Unser Outlook Add-In Mailissa Transfer bekommt aktuell eine künstliche Intelligenz verpasst. Im Rahmen eines Pilotprojektes mit einem unserer Kunden entwickeln wir aktuell eine vollautomatische Klassifizierung und Ablage ein- und ausgehender E-Mails durch künstliche Intelligenz.
Das eingesetzte KI-Modell von Mailissa klassifiziert E-Mails beispielsweise nach Themenstellung (z.B. Lieferterminanfrage, Reklamation, Projektanfrage, etc.) und legt die E-Mails und Dateianhänge mittels API-Schnittstellen in den gewünschten Zielsystemen ab.
Nachdem die KI die Klassifizierung einer E-Mail vorgenommen hat, sehen Sie die Vorschläge für eine Ablage im Mailissa-Add-In mit den entsprechenden Wahrscheinlichkeiten. Für eine automatisierte Ablage kann in den zentralen Vorgaben ein Schwellenwert (beispielsweise über 90 %) definiert werden. Ist eine Wahrscheinlichkeit größer 90% so erfolgt eine direkte „Dunkelverarbeitung“ ohne persönliches Eingreifen. In Microsoft Outlook können Sie den Ablageort einsehen, überprüfen und mit wenigen Klicks gegebenenfalls korrigieren. So lernt die künstliche Intelligenz auch bei „falscher“ Ablage dazu und wird mit jeder Nutzung treffsicherer. Mit jeder manuellen Ablage einer E-Mail wird die künstliche Intelligenz weiter geschärft und zukünftige Vorschläge immer genauer.
Was ist Mailissa Transfer eigentlich?
Mit Mailissa Transfer können Sie E-Mails und Anhänge direkt aus Microsoft Outlook in eine beliebige Unternehmensanwendung übertragen. Ohne Copy & Paste, nerviges Suchen und Informationsverlust. Und das im Client, Browser und Mobile.