E-Mails organisieren im Alltag - So sparst Du Zeit und Stress!
Jeder kennt es – wir erhalten immer und überall E-Mails. Einige davon sind unglaublich wichtig, andere interessieren uns überhaupt nicht. Bereits beim Öffnen des E-Mail-Postfachs sendet unser Körper verstärkt Stresshormone aus. Um den Überblick zu behalten müssen wir handeln. Besonders im Arbeitsalltag werden wir überschwemmt mit E-Mail-Fluten und um zu entscheiden, ob diese wichtig sind oder nicht, müssen wir zumindest einmal einen Blick darauf werfen. Das kostet Zeit! Und die wollen wir nicht für E-Mails opfern. Dieser Artikel gibt Ihnen die 11 wichtigsten Tipps für eine erfolgreiche E-Mail Organisation.
Immer erreichbar - E-Mail Management bedeutet Zeitmanagement
Vielleicht erinnert Sie das Abarbeiten Ihrer E-Mails an das Gefühl einer unendlichen Geschichte. Jedes Mal, wenn Sie glauben mit Ihren E-Mails fertig zu sein, macht es „Ping“ und sie haben weitere ungelesene E-Mails in Ihrem Posteingang.
Bei dieser Flut an E-Mails ist es schwer, sich mit jeder einzelnen Nachricht im Detail zu beschäftigen. Daher kann es gelegentlich vorkommen, dass wichtige Informationen verloren gehen. Und das kann massive Auswirkungen haben.
Und wenn wir uns die Zeit nehmen, um jede E-Mail im Detail zu beantworten – ist der Tag gefühlt schon wieder vorbei. Wenn wir nicht sofort, nur kurz angebunden oder überhaupt nicht antworten fühlen wir uns schlecht. Das muss nicht sein – und mal ehrlich: Wir haben eigentlich auch noch wichtigere Dinge zu erledigen, als das bloße Lesen und Bearbeiten von E-Mails, nicht wahr?
Die 11 wichtigsten Tipps für Ihr E-Mail Postfach
Mit diesen 11 Tipps organisieren Sie Ihr E-Mail Postfach und sparen wertvolle Zeit in Ihrem Arbeitsalltag.
1. Weniger ist mehr - E-Mail Ordner verwalten
Ihr Postfach ist keine virtuelle Bibliothek, sondern ein temporärer Ablageort für Nachrichten. Eine einfache und sinnvolle Order-Struktur kann Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten und Aufgaben systematisch abzuarbeiten. Verschiebst Du eine noch zu beantwortende E-Mail eines Kunden in den jeweiligen Kundenordner, so ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass sie dort für alle Ewigkeiten unbeantwortet liegen bleibt. Vermeide deshalb unbedingt, für jeden Einzelfall einen neuen Ordner anzulegen, denn dadurch bringen Sie nur noch mehr Unordnung in Ihr Postfach. Eine grobe Aufteilung in beispielsweise drei Kategorien „antworten“, „warten“ und „abgeschlossen“ sollte dabei das Maximum sein.
2. Nehmen Sie sich bewusste Zeiten für Ihr Postfach
Oft wird man durch eine neue E-Mail aus einer Tätigkeit, die man gerade erledigen möchte, herausgerissen. Und das wirkt sich wirklich negativ auf Ihre Produktivität aus. Stoppen Sie Multitasking. E-Mails-Management ist nichts, was Sie nebenbei machen. Natürlich ist das schnelle Abarbeiten wichtig, aber dies muss auch sorgsam geschehen. Ein Großteil der E-Mails sollte im besten Fall vormittags erledigt werden, dann fällt es leichter, die weiteren eintreffenden Nachrichten nach und nach ebenfalls zu bearbeiten. Außerdem können Sie die zu erledigenden, wichtigen Aufgaben direkt priorisieren und entscheiden, womit Sie anfangen. Richten Sie sich zwei bis drei Mal am Tag einen festen Termin für Ihr E-Mail-Management ein und konzentrieren sich während dieser Zeit voll und ganz auf die abzuarbeitenden Aufgaben.
3. Akzeptieren Sie, dass Sie nicht jede Mail beantworten müssen
Rufen Sie sich immer wieder ins Bewusstsein, dass es nahezu unmöglich ist, jede Nachricht zu beantworten. Sie müssen versuchen, Ihre persönliche Einstellung zum Thema E-Mails nur ein wenig zu ändern. Wenn Sie also eine E-Mail öffnen und eigentlich sofort wissen, dass Sie da nicht drauf antworten müssen, dann archivieren Sie sie direkt. Oder noch besser: Einfach direkt in den Papierkorb.
4. Wenn Sie antworten – antworten Sie möglichst kurz und knapp
Sie erhalten eine E-Mail, auf die Sie antworten müssen? Merken Sie sich: Es wird keine perfekte Antwort erwartet. Meist reichen wenige Worte aus, um die notwendigen Informationen zu übermitteln. Wenn Sie befürchten, dass regelmäßige knappe Antworten ein falsches Bild vermitteln, dann informieren Sie die Personen, mit denen Sie häufig auf diesem Wege zusammenarbeiten oder kommunizieren über Ihre Vorgehensweise. Sagen Sie, dass Sie Ihre Zeit weniger mit E-Mails, sondern mit der Abarbeitung der daraus entstehenden Aufgaben nutzen möchten. Dazu gehört auch, dass die Nachrichten weniger Worte beinhalten. Kunden gegenüber ist eine professionelle Kommunikation natürlich wichtig, doch intern können Sie sich immer kurz fassen.
5. Nutzen Sie vorgefertigte Antworten
Vielleicht haben Sie E-Mails, die Sie immer wieder schreiben, ohne sie an den Empfänger anpassen zu müssen. Nutzen Sie „Gespeicherte Antworten“, um nicht immer das selbe schreiben zu müssen. Gmail, Outlook und andere E-Mail-Anbieter bieten zum Beispiel vorgefertigte Antworten an.
6. Kündigen Sie Newsletter, die für Sie keinen Mehrwert darstellen
Sorgen Sie dafür, dass Sie weniger E-Mails bekommen. Wenn Sie aus einem Newsletter keinen Mehrwert haben, dann bestellen Sie ihn ab!
7. Melden Sie sich von überflüssigen Mailing-Listen in Ihrem Unternehmen ab
Wenn Sie sich von externen Newslettern abgemeldet haben, nehmen Sie sich die interne Liste vor. Benötigen Sie wirklich jede Information? Wahrscheinlich nicht. Wenn es Ihnen schwer fällt, dann wäre ein guter Kompromiss eventuell ein Unterorder. Richten Sie sich dafür eine Regel in Ihrem Postfach ein, so werden diese Nachrichten direkt dorthin verschoben und stören nicht zwischen den wirklich wichtigen Mails.
8. 1-Klick Regel einhalten
Die 1-Klick-Regel ist eine sehr nützliche Methode zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements für Ihr Postfach. Häufig denken wir: „Das kann ich später noch machen, oder morgen.“ Doch dann liegen die verschiedenen E-Mails, häufig in unterschiedliche Farben markiert, ohne jegliche Struktur in Ihrem Postfach und die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Sie irgendwann den Überblick verlieren. Als Faustregel gilt: Fassen Sie jede E-Mail nur ein Mal an. Und wenn eine direkte Beantwortung absolut nicht möglich ist – dann entscheiden Sie deswegen direkt nach dem Öffnen einer Mail, was damit passieren soll.
9. Löschen Sie Ihre E-Mails!
In vielen Postfächern befinden sich hunderte oder gar tausende alte E-Mails. Wie viele werden Sie davon wirklich noch brauchen und sind die wichtigsten Informationen aus diesen E-Mails nicht eh schon woanders abgelegt? Vielleicht in einer direkten Kundenanwendung oder einem anderen Tool, welches Sie für Kundeninformationen nutzen?
10. Nutzen Sie andere Kommunikationswege
E-Mail-Management bedeutet ebenfalls, zu verstehen, wann eine E-Mail wirklich notwendig ist. Oft ist ein kurzes Telefonat schneller und einfacher. Sie erhalten im besten Fall eine direkte Antwort. Sie können den Task somit abhaken und müssen nicht auf eine Antwort warten. Denn auch Ihr Gegenüber wird möglicherweise mit E-Mails überhäuft. Und häufig nutzen Unternehmen zusätzlich noch weitere Kommunikationskanäle, wie zum Beispiel Teams oder Slack. Sobald für die tägliche Kommunikation mehrere Kanäle genutzt werden, wird es oft unübersichtlich.
11. Delegieren Sie E-Mails mit einem Kollaborationstool
Häufig entstehen aus eingehenden E-Mails Aufgaben, für die eine Zusammenarbeit mit weiteren KollegInnen notwendig ist. Das bedeutet, dass die Informationen aus dieser E-Mail nicht nur dem eigentlich Empfänger zugänglich gemacht werden müssen. Dabei ist der Klick auf „Weiterleiten“ eine häufig gewählte Option. Wirklich effizient ist das allerdings nicht. Es können außerdem wichtige Dateianhänge oder vergangene Nachrichten verloren gehen, die für eine erfolgreiche Erledigung der Aufgabe notwendig sind.
Diesem Problem und Zeitfresser können Sie zum Beispiel mit dem Outlook Add In Mailissa aus dem Weg gehen. Damit können Sie die E-Mails inkl. Anhänge direkt im richtigen Business Kontext ablegen. Erstellen Sie zum Beispiel direkt aus einer E-Mail einen Task in Trello oder Jira. Das mühsame Zusammensuchen aus alten Nachrichten oder versteckten Ordnern gehört damit der Geschichte an.
Bestimmen Sie, wie Sie ihre Zeit nutzen – nicht Ihr Postfach
E-Mails sind in unserem Alltag nicht wegzudenken. Sie waren immer und werden auch zukünftig der mit am meisten genutzte Kommunikationsweg im Arbeitsalltag sein. Die Tendenz der Anzahl unserer täglich E-Mails ist dabei stark steigend. Mit den richtigen Tipps und Tricks an der Hand, können Sie der E-Mail-Flut ein Riegel vorschieben und sich auf die Abarbeitung der wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.