Die richtigen Kollaborationstools finden und zur leistungsstarken Zusammenarbeit verbinden
Digitalisierung – Man hört es überall. Es ist kein neues Thema und wir sind alle mitten drin. Trotzdem hängen noch viele Bereiche im beruflichen Umfeld den heutigen Möglichkeiten sowie wichtigen Voraussetzungen hinterher. Gerade durch moderne New-Work Ansätze und dem rasanten Anstieg von Home-Office und Remote-Arbeitsplätzen in den letzten zwei Jahren, ist der Einsatz von Kollaborationstools unerlässlich geworden
Bevor man eine neue Software-Lösung im Unternehmen implementiert und Prozesse und Abläufe umstellt bzw. modernisiert, stellt man sich natürlich die notwendige Frage: Wozu dient mir die Kollaborations-Software im Unternehmen eigentlich wirklich?
Was ist Kollaborations-Software eigentlich?
In erster Linie sollen Kollaborationstools bzw. Kollaborations-Software als digitales Werkzeug Menschen bei der Zusammenarbeit unterstützen und dabei helfen gemeinsame Ziele zu erreichen. Die Zusammenarbeit wird dabei durch Möglichkeiten kollaborativer Projektarbeit, einfacher Kommunikation und Themen wie die gemeinschaftliche Bearbeitung von Dokumenten verbessert.
Arten von Kollaborationstools
Software ist nicht gleich Software. Es gibt verschiedene Arten von Kollaborationstools, die sich hauptsächlich in ihrer Funktionalität unterscheiden. Die Wahl der einzusetzenden Kollaborations-Software sollte daher immer auf den eigenen internen Anforderungen und dem tatsächlichen Bedarf beruhen. Bevor wir auf die Entscheidungsfindung eingehen, sollen aber zunächst die unterschiedlichen Arten von Kollaborationstools beleuchtet werden:
1. Projekt-Kollaborationstools
Diese Art von Kollaborationstools bezieht sich auf die Planung, Erstellung und Verteilung von Aufgaben und Fristen. Eine solche Projektmanagement-Software schafft eine Plattform, auf der Teams anstehende Aufgaben live organisieren und Projekte effizient managen können. Funktionen innerhalb eines Projekt-Kollaborationstools sind beispielsweise das Anlegen und verwalten von Aufgaben und Projekten, die Einrichtung von Prozessen und Workflows, Aufgabenzuweisungen, Kommentarfunktionen und vieles mehr. (Hierzu zählen bspw. Trello, Zenkit, Asana oder Monday.com)
2. Kommunikationstools
Kommunikation ist in vielerlei Hinsicht der Weg zum Erfolg. Gerade die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und die Organisation von Teams funktioniert nur mit guter Kommunikation. Eine wichtige Grundlage bzw. Grundvoraussetzung dafür ist die Bereitstellung digitaler Kommunikationsmöglichkeiten im Unternehmen. In den meisten Projekt-Kollaborationstools ist eine Kommunikationsfunktion bereits enthalten. Das kann in Form von Erwähnungen, Kommentaren oder Social Reactions sein. Daneben gibt es aber auch explizite Kommunikationstools, die eine Plattform für Gruppenchats, Anrufe, Textnachrichten, Videokonferenzen und Meetings schaffen. (Bspw. Microsoft Teams, Slack, Zoom oder Discord)
3. Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten
Auch die Zusammenarbeit in der Bearbeitung, Ablage und Verwaltung von Dokumenten und Informationen kann durch den Einsatz von Kollaborationstools verbessert werden. So kann gewährleistet werden, dass Dokumente nicht nur für alle Beteiligten zugreifbar sind, sondern auch live und parallel bearbeitbar sind. Anknüpfend an das Management von Dokumenten und Informationen sind auch Lösungen rund um Cloud Speicherung zu nennen. In den meisten Fällen kommt diese Funktion kombiniert mit der Kollaborations-Software für Dokumentenmanagement daher. (Hier helfen Tools wie Evernote Business, OneNote, Google Drive, Dropbox und Microsoft SharePoint)
4. Weitere Tools für die Zusammenarbeit im Unternehmen
Weiter gibt es auch Tools, die die Kollaboration im Unternehmen in den Bereichen Brainstorming & Ideenmanagement bereichern. Dazu gehören Funktionen wie Mindmapping und das Designen und Bauen von Prototypen. Last but not least, gibt es noch soziale Intranets oder Social-Media-ähnliche Teamnetzwerke, um allgemeine Informationen zu teilen und Interaktionen zwischen den Mitarbeitenden zu fördern. (Bspw. Canva, Miro, InVision, Facebook Workplace und Yammer)
Alleskönner oder individuelle Lösung?
Im Dschungel voller verschiedener Kollaborationstools kommt schnell die Frage auf, welches Tool denn jetzt die internen Anforderungen am besten abdeckt. Bevor eine Entscheidung für eine Kollaborations-Software getroffen wird, ist es sinnvoll, die nachfolgenden Fragen zu beantworten:
Wofür soll das Kollaborationstool genutzt werden?
Hier sollte man sich die Frage stellen, auf welchen Tätigkeiten und Anforderungen der Fokus liegen soll. Welche Bereiche muss das Tool abdecken – Projektmanagement und Aufgabenverteilung, Kommunikation oder die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten? Welche Daten und Anforderungen können an das Kollaborationstool angebunden werden? Gibt es Bereiche, Tätigkeiten oder Abläufe die besser getrennt werden sollten, um möglichst effiziente Prozesse zu gewährleisten?
Wie ist die Zusammenarbeit im Unternehmen organisiert?
Bei der Zusammenarbeit im Unternehmen ist zu beachten wie groß und unterschiedlich die jeweiligen Teams überhaupt sind. Werden viele kleine bereichsübergreifende Projekte verwaltet, oder nur einige wenige Geschäftsbereiche? Wie wird bzw. wie soll miteinander gearbeitet werden? Wie wird kommuniziert und welche Art von Daten und Dokumenten müssen geteilt werden können? Bei der Beantwortung solcher Fragen ist es sinnvoll, die Organisation toolunabhängig zu betrachten, die tatsächliche Zusammenarbeit im Unternehmen zu evaluieren und anschließend den Wunschzustand zu definieren.
Responsive. Remote. Mobil.
Das Thema Mobilität ist ein zentraler Aspekt bei der Wahl des richtigen Tools. Soll die Kollaborations-Software als reine Desktop-Lösung funktionieren, oder benötigt die Arbeitsweise im Unternehmen eine funktionale mobile Version? Ist es notwendig, dass die Mitarbeitenden von überall auf Daten und Funktionen zugreifen können? Wie wichtig sind Schnittstellen und Verbindungen zu anderen Tools auch außerhalb des Büros?
Budget
Bei der Entscheidung für ein oder mehrere Kollaborationstools spielt natürlich auch das Budget eine Rolle. Ist man bereit monatliche Kosten für erweiterte Funktionalitäten oder einen guten Kundenservice auszugeben?
Kollaborationstools und andere Geschäftsanwendungen verbinden, um Zusammenarbeit und Prozesse zu optimieren
In vielen Fällen fällt die Entscheidung nicht nur auf ein einziges Kollaborationstool. Dazu kommen noch andere Geschäftsanwendungen um den täglichen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten. Und dann sind da ja auch noch Mailing-Programme wie Microsoft Outlook oder Notes. Denn trotz der vielen Kommunikationstools und Möglichkeiten ist das E-Mail-Postfach immer noch eines der zentralen Drehkreuze für interne und externe Kommunikation und der Weitergabe von Informationen. Da bleiben Informationen oft liegen, oder müssen umständlich in den jeweiligen Business-Kontext abgelegt oder in das passende Kollaborationstool überführt werden.
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